Depuis la crise sanitaire, le télétravail est devenu la norme et les entreprises qui ont pu le mettre en pratique ont (re)découvert ses avantages et ses inconvénients. Si le télétravail permet aux employés de gagner du temps et à l’employeur de faire des économies au niveau des locaux de l’entreprise, il peut être un frein à la collaboration. Il est donc primordial d’encourager les équipes à se sociabiliser à travers différentes activités collectives en ligne une fois que l’on a réussi à constituer un environnement de travail numérique adapté. Dans cet article, vous découvrirez de précieux conseils qui vous aideront à mener à bien cet objectif.
2020 a changé la manière dont nous travaillons et a normalisé le télétravail. De plus en plus d’entreprises se sont orientées vers le travail à distance de façon régulière. Dans un récent sondage Gartner, 90 % des responsables RH ont déclaré que les employés seraient autorisés à travailler à distance même après la généralisation des vaccins COVID-19.
Pour les employés, le télétravail donne une certaine liberté et une certaine flexibilité. Il leur permet d’organiser leur journée de travail comme ils l’entendent, de gagner du temps en évitant les longs trajets et les embouteillages. Enfin, il contribue également à l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Pour l’employeur, cela permet d’économiser sur les dépenses de bureau, d’ouvrir de nouvelles possibilités de partenariat et de rendre l’entreprise plus attrayante pour les employés potentiels. Ceci étant dit, le travail à distance présente-t-il des inconvénients ? À quoi devons-nous faire attention ? Comment mieux organiser notre travail avec des équipes à distance ? Voici quelques conseils pour mieux organiser votre collaboration lorsque vous travaillez avec des équipes en télétravail.
L’un des plus grands défis lorsque l’on travaille avec des équipes à distance est de créer un environnement de travail engageant, collaboratif, fiable et transparent. De manière générale, les réunions en ligne sont le seul moyen d’atteindre cet objectif. Il est donc capital d’apprendre à mener des réunions à distance efficaces et productives.
La proximité peut aider les gens à trouver de nouvelles idées, mais ils n’ont pas nécessairement besoin d’être dans un bureau pour y parvenir.
(selon une Étude réalisée en 2017 par Matthew Claudel du Massachusetts Institute of Technology (MIT)
Trouver des outils numériques adaptés
Choisissez les outils numériques qui s’adapteront le mieux au format de votre réunion. Ils peuvent être utilisés seuls ou en association en fonction du type de réunion que vous organisez. Il existe de nombreux outils de collaboration comme Zoom, Miro, Slack, Skype, Teams, Klaxoon et Hangouts qui imitent votre tableau Kanban ou votre backlog de sprint et qui peuvent vous aider pendant les réunions de planification, le brainstorming ou la schématisation des processus.
Tirer parti du management visuel
En comparaison à des réunions en présentiel, nous sommes plus facilement distraits et déconcentrés lorsque nous sommes derrière un écran. Pour rendre votre interaction en ligne plus efficace et expliquer et transmettre clairement les informations, exploitez le potentiel du management visuel. Si vous devez présenter des informations ou partager des progrès avec votre équipe, il est toujours préférable d’utiliser des éléments visuels, des images, des dessins, des diagrammes ou des graphiques plutôt que du texte brut. Cela facilitera la compréhension mutuelle et ce sera plus facile à appréhender pour les participants.
Faites des réunions plus courtes et axées sur les solutions.
Si vous me demandez comment je décrirais une bonne réunion en un mot, je dirais : courte. Avec les équipes à distance, il est difficile de retenir longtemps leur attention, alors essayez de faire des réunions courtes. Au cours de votre réunion, essayez de ne pas passer trop de temps sur le problème lui-même, mais concentrez-vous plutôt sur une solution à ce problème, sur les prochaines étapes et sur un plan d’action. En règle générale, pour que vos réunions soient plus productives, elles doivent se terminer par un plan d’action.
Instaurer des pauses-café en ligne
Il est capital d’entretenir les liens sociaux au sein de votre équipe à distance. Afin de créer un environnement de confiance, de collaboration et de transparence, votre équipe doit se sentir connectée. Les interactions sociales que nous pouvons avoir au bureau, comme les pauses café et les déjeuners partagés, contribuent à l’esprit d’équipe et constituent la base d’une collaboration future. Avec les équipes à distance, nous devons faire les mêmes pauses café, mais en ligne. Créez l’expérience d’une vraie pause café en demandant aux membres de votre équipe de prendre une tasse de café ou de thé et de faire une pause rapide ensemble.
Brisez la glace
Débuter une réunion en ligne en mettant les participants dans de bonnes conditions vous aidera également à maintenir des liens sociaux avec votre équipe à distance. Au début de votre réunion, ayez une petite conversation avec votre public pour briser la glace. En fonction des participants et du type de réunion, les questions peuvent varier, des questions personnelles (pas trop !) aux questions davantage liées au travail, par exemple sur les expériences précédentes ou les aspirations futures. Ces pratiques aideront à en savoir plus sur l’autre et à établir des liens entre collègues éloignés.
Voici quelques exemples de questions d’introduction pour briser la glace :
● Si vous pouviez emporter 3 objets sur une île déserte, lesquels choisiriez-vous ?
● Quel est le prochain pays que vous aimeriez visiter ?
● Si vous gagniez un million d’euros, que feriez-vous ?
● Votre livre, film, groupe, série TV préférés, etc.
● Une célébrité que vous inviteriez à un dîner.
● Souvenirs de votre premier jour de travail, etc.
Introduisez des activités collectives virtuelles
Vous pouvez utiliser des jeux qui peuvent aider votre équipe à distance à tisser des liens. Par exemple, le jeu « Qui est-ce? », où chaque personne doit simplement écrire un fait unique ou amusant à son sujet et vous l’envoyer. Vous révélerez les faits un par un à l’équipe et chacun essaiera de deviner qui est cette personne. Ce jeu peut être un excellent moyen d’apprendre à mieux connaître vos coéquipiers.
De plus, vous pouvez changer la façon dont vous organisez vos réunions et intégrer des activités amusantes directement dans le processus de travail. Si vous organisez une rétrospective, vous pouvez utiliser le jeu du Pictionary, qui consiste à montrer des images sélectionnées à votre équipe et à lui demander de choisir celle qui reflète le mieux leurs sentiments sur le Sprint précédent. Ensuite, donnez-leur la possibilité d’expliquer pourquoi ils ont fait ce choix.
Une autre technique qui peut être utilisée pendant vos réunions en ligne est le jeu du Mot Unique. Si vous faites une rétrospective, demandez à votre équipe de n’utiliser qu’un seul mot pour décrire un Sprint précédent. Ou si vous dispensez une formation, les participants au début peuvent exprimer en un mot ce qu’ils savent déjà sur le sujet. En outre, vous pouvez intégrer à la formation un questionnaire rapide à la fin de la réunion pour vérifier les connaissances acquises et la bonne compréhension.
Une autre pratique qui peut vous aider à fédérer votre équipe, à résoudre les conflits ou à éliminer les malentendus est le Lean Café. Le Lean Café est une réunion structurée, mais sans ordre du jour. Vos participants construisent ensemble un ordre du jour et la discussion autour des principes Kanban : A Discuter, en Discussion, Discuté.
Avec des équipes à distance, il est primordial de maintenir des liens sociaux. Ces pratiques ne doivent pas être longues, mais assurez-vous qu’elles sont assez régulières, afin que les membres de l’équipe ne se sentent pas déconnectés ou isolés. En outre, il est important de toujours tenir compte des personnalités et des différences culturelles lors de la réalisation de ces activités. Si elles conviennent parfaitement à une équipe, cela ne signifie pas nécessairement qu’elles conviendront à une autre équipe. Chaque réunion doit être personnalisée et nous devons déterminer si l’activité sera pertinente et ne mettra pas les participants dans l’embarras. Cela signifie également que nous devons encourager la personne à s’exprimer, mais pas la forcer à parler si elle ne le souhaite pas.
Réitérer les objectifs et le plan d’action.
Travailler avec des équipes à distance peut être un défi car nous ne sommes pas assis dans le même bureau et nous n’avons pas l’occasion de rediscuter des résultats des réunions. Nous devons donc nous assurer que tout le monde a parfaitement compris quels sont les résultats et le plan d’action. Lorsque les objectifs ne sont pas clairement définis, cela peut entraîner des malentendus, un faible engagement et un manque de motivation.
À la fin de votre réunion, prenez 5 minutes pour réitérer votre plan d’action et vos objectifs. Chaque participant peut se remémorer ses actions, ce qui créera également un sentiment de responsabilité : si vous énoncez vos étapes d’action devant vos collègues, vous serez plus susceptible de les suivre. Après la réunion, envoyez un suivi avec votre plan d’action, pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Le travail à distance est sans aucun doute l’avenir du travail. Il est essentiel d’apprendre à créer un environnement de confiance et à mener vos réunions en ligne de la manière la plus efficace et la plus productive possible. Ces conseils aideront les membres de votre équipe à distance à se sentir connectés, engagés et en phase les uns avec les autres.
