Depuis Juillet dernier à Hong Kong, Astrakhan est sollicité par un grand compte du secteur CPG (Consumer Product Goods) pour la mise en œuvre d’une initiative de gestion de portefeuille d’applications afin de corriger les lacunes de son ancien modèle. Cette nouvelle pratique impacte tous les utilisateurs du portefeuille applicatif à travers le monde, nous étions en charge de la zone APAC qui regroupe 14 pays.
L’objectif pour notre client est d’harmoniser les connaissances autour de l’APM (Application Portfolio Management) en définissant les concepts et en apportant une définition claire à l’ensemble des parties prenantes. Afin de permettre une pratique de l’APM optimisée, il a fallu former les représentants APM au nouveau processus, identifier les rôles et les responsabilités de chacun, en quelques mots : construire une gouvernance claire.
La finalité de l’exercice vise à améliorer le modèle de données existant. Chaque champ permettant de décrire une application a été revu, les noms et définitions ont été simplifiés afin de répondre du mieux possible aux besoins des utilisateurs de l’APM.
Grâce à une collecte de données exhaustives sur l’ensemble de la zone APAC, nous avons pu :
• Catégoriser les applications
• Obtenir une base de données propre
• Fournir un référentiel unique et fiable
Il est désormais possible de savoir d’où vient une application (groupe, zone ou local), qui utilise cette application, qui en est responsable, quel type de serveur requiert-elle, à quel domaine métier correspond-elle… Bon nombre d’informations qui permettent d’obtenir une vision globale du portefeuille applicatif.
Nous avons organisé notre démarche autour de cinq étapes itératives :
• Organiser les données et créer le modèle cible
• Animer la collaboration entre les acteurs
• Produire des vues facilitant la compréhension du portfolio applicatif
• Communiquer largement autour de l’APM
• Publier le contenu de l’APM dans les outils et applications de l’entreprise.
Première étape, organiser les données et créer le modèle EA APM à partir des données initiales en profitant de la souplesse et de la puissance des services Ardoq d’import de données Excel et de création du modèle (« data driven »).
Dans le même temps où nous réalignons les données APM, nous construisons le modèle de données cible.
Les fonctionnalités « dashboard » de Ardoq nous ont permis dès la première itération de contrôler l’homogénéisation et la complétude des données et de fournir des premiers tableaux de bord à toutes les équipes impliquées dans cette nouvelle démarche.
La deuxième étape est d’impliquer l’ensemble des acteurs dans la complétion des données par la simple configuration d’enquêtes (« surveys ») permettant une collaboration entre toutes les parties prenantes.
Beaucoup d’acteurs ont été engagés dans cette démarche, localisés dans 14 pays différents, répartis dans 5 fuseaux horaires.
Il a fallu coordonner l’ensemble des parties prenantes et s’assurer de leur engagement tout au long du projet. Pour cela nous avons mis en place un Kanban partagé en ligne avec des listes de taches à effectuer et attribuées à chacun. Les membres du projet pouvaient donc s’y référer et mettre à jour les actions à faire, en cours et réalisées. Ce système nous a permis de rester flexibles et aussi de respecter les deadlines.
Au vu du nombre d’acteurs impliqués et de leur répartition géographique, communiquer largement les résultats de l’APM ainsi que l’avancement du nouveau processus mis en place représente un facteur-clé de succès de cette nouvelle initiative. Nous avons donc produit tout au long des étapes et des itérations des tableaux de bord présentant à la fois la progression de l’Application Portfolio et le positionnement des applications par catégorie d’indicateurs clé, ainsi que le niveau d’avancement du peuplement du portfolio dans les différents pays de la zone APAC.
Cette communication s’adresse à la fois à la communauté des contributeurs répartis dans 14 pays différents et sur 5 fuseaux horaires, et aux instances de management et de gouvernance de la DSI de l’entreprise.
Notre client ayant fait le choix en interne et sur un plan mondial de ServiceNow pour implémenter son catalogue de services, la cinquième et dernière étape a consisté à publier le contenu de l’Application Portfolio dans cet outil. Ardoq depuis ses premières versions facilite une synchronisation depuis les tables de ServiceNow vers le modèle de composants et de références géré dans Ardoq. Mais nous avons ici utilisé une toute nouvelle fonctionnalité de Ardoq offrant la synchronisation dans l’autre sens. A noter, et vous l’aurez compris aisément, que dans le cas d’évolutions ultérieures les modifications effectuées dans ServiceNow pourront être tout aussi aisément reportées dans Ardoq.
Nous démontrons ici la complémentarité entre ServiceNow, outil opérant le catalogue de services et Ardoq, outil de pilotage du portfolio applicatif.
En conclusion, grâce à Ardoq, outil d’Architecture d’Entreprise agile nous avons pu mettre en œuvre et piloter avec efficience une nouvelle démarche APM répondant aux enjeux requis par l’entreprise. En premier lieu capitaliser et pérenniser les connaissances de l’APM au sein d’une large communauté d’utilisateurs d’une part, auprès des décideurs IT d’autre part. En second lieu, intégrer l’APM dans les processus de la stratégie IT.
