[chapo]S’il vous reste des soupçons de préjugés concernant la délégation, relisez notre précédent article qui prend le temps de les démentir un à un. A travers cet article nous vous proposons 7 étapes clés pour déléguer et un outil favorisant une délégation méthodique, ludique et transparente.
N’attendez pas d’être débordé pour vous pencher sur le sujet. Anticiper votre besoin de délégation reste le meilleur moyen de ne pas vivre la délégation négativement ![/chapo]
7 étapes pour déléguer
- Évaluez le temps que vous passez pour chaque type d’activité : administratif, marketing, commercial…
- Identifiez les activités que vous pouvez déléguer à une personne ou un logiciel.
- Évaluez les compétences et les responsabilités requises pour effectuer ces tâches.
- Ciblez les personnes motivées et compétentes et formez celles qui en ont besoin. Plus votre collaborateur sera motivé, plus la tâche sera un succès.
- Vendez la tâche que vous souhaitez déléguer en fixant les objectifs et en mettant à disposition les outils et le temps nécessaire tout en laissant la place pour l’interprétation et la créativité.
- Assurez un suivi de la tâche, plus les points de reporting et les feedback sont espacés plus la confiance est grande. Selon le contexte, la responsabilité de la tâche vous appartient, vous devez donc vérifier régulièrement sa bonne faisabilité.
- Acceptez que votre collaborateur ne réalise pas la tâche de la même façon que vous. Il est libre de choisir sa méthode de travail et la solution qui lui semble la plus pertinente. Parfois il faut également accepter que vous ayez peut-être choisi la mauvaise personne : vous avez le droit à l’erreur.
La solution ludique : le delegation poker de Jurgen Appelo
Le delegation poker est un outil proposé par Jurgen Appelo, que nous utilisons pendant nos formations au Management 3.0. Le delegation poker divise la délégation en 7 niveaux et permet aux équipes d’aboutir à une délégation ludique et transparente. Cet outil est évolutif, flexible et personnalisable.
Cartes du delegation poker
- Niveau 1 – Annoncer
Vous prenez une décision et vous expliquez votre motivation. Aucune discussion à propos de cette décision n’est possible.
- Niveau 2 – Vendre
Vous prenez une décision mais essayez de convaincre votre équipe que vous avez fait le bon choix, et vous les aidez à se sentir impliqués.
- Niveau 3 – Consulter
Vous posez d’abord des questions pour prendre en considération les opinions de votre équipe avant de prendre votre décision.
- Niveau 4 – Accord
Vous entamez une discussion avec chaque personne impliquée, et en tant que groupe, vous cherchez la décision qui fera consensus.
- Niveau 5 – Conseiller
Vous donnez votre opinion avisée et espérez que vos collaborateurs la prendront en compte. Mais ce sont eux qui décideront, pas vous.
- Niveau 6 – S’informer
Vous laissez les autres décider, puis vous leur demandez de vous convaincre de la sagesse de leur décision.
- Niveau 7 – Déléguer
Vous laissez la décision à l’équipe et vous ne voulez pas connaître les détails qui les ont poussés à prendre cette décision.
Cas pratique : le Tableau de délégation
Tableau de délégation
Dans la pratique, réalisez un tableau de délégation avec pour ordonnée les tâches que vous souhaitez déléguer et en abscisse les 7 niveaux de délégation. Dans les cases, positionnez la personne responsabilisée. Ce tableau doit toujours être réalisé avec vos collaborateurs. Il a pour but de faciliter l’atteinte d’un consensus en termes de délégation et d’anticiper les éléments qui influenceraient le niveau de délégation à la hausse comme à la baisse.
Un seul tableau peut être réalisé collectivement par une équipe (comme le schéma ci-dessus) si leurs tâches sont différentes ou complémentaires. Pour des équipes qui ont des tâches similaires, nous préconisons d’utiliser des tableaux individuels pour éviter les conflits d’intérêts. Cela dépend de vos équipes et de votre culture de la transparence.
Durant nos ateliers de formation, nous avons observé qu’un participant pouvait se considérer être à un niveau de délégation 7, mais dans le cas où son collaborateur exprimait un désaccord avec ce dernier, il revenait à un niveau 3.
La délégation est bien de niveau 3 : elle doit être totale et non partielle car elle est associée à la confiance et à la transparence. Ce sont ces deux compétences qui feront de votre entreprise une organisation pérenne !
Ketsia Tolassy – Publié le 20 Juillet 2017
