Avec l’ère Covid, les prestataires de soins de santé sont largement touchés par de nombreux besoins. Ils sont à la recherche avide de nouvelles méthodes afin d’être plus efficaces dans les tâches administratives et ainsi, de pouvoir se concentrer sur les éléments les plus importants du développement pharmaceutique. Les méthodes actuelles ont bien sûr été revues mais cela reste insuffisant. En parallèle, la RPA (Robotic Process Automation) est une technologie permettant d’automatiser des processus métier qui nécessitaient, jusque-là, l’intervention d’un humain. La RPA est en mesure de traiter des tâches répétitives et chronophages. Comment la RPA peut-elle apparaître comme la solution à envisager pour les prestataires de soins de santé afin de relever différents défis ? Lisez notre article
Le COVID-19 a eu un impact massif sur les prestataires de soins de santé. Un besoin urgent a poussé de nombreux professionnels de la santé à leurs limites suscitant davantage de main d’œuvre. Les méthodes de travail ont été plusieurs fois revues mais cela reste insuffisant, ils ont besoin d’aide.
En parallèle, l’industrie pharmaceutique continue de se développer à vitesse grand V, les demandes et exigences deviennent importantes avec l’avènement d’épidémies ou de pandémies comme celle que nous vivons actuellement. Les acteurs du secteur recherchent des méthodes pour rendre les tâches administratives plus efficaces, afin de se concentrer sur les éléments les plus importants du développement pharmaceutique. Selon Frederic Collet, Président du Leem : « Il faut aujourd’hui 2 fois plus de temps pour mettre au point un nouveau médicament que pour mettre au point un nouveau modèle d’avion » (Céline Deluzarche 2020).
Il est donc plus que critique de trouver les moyens d’optimiser les processus pour réduire les coûts et le temps requis pour la mise des produits sur le marché. Les améliorations des processus réalisées en conjonction avec l’utilisation accrue de la technologie et des systèmes de santé plus automatisés pourraient constituer la solution pour améliorer le calendrier et la précision de ces opérations.
Le nouveau critère pour les tests cliniques, tel qu’il apparaît dans l’essai clinique randomisé (ECR), appelle à un développement organisationnel et technologique important pour augmenter les taux de réussite, qui persistent souvent autour de 40 à 80% en raison des difficultés de recrutement des patients, de conception du protocole d’étude. D’autres facteurs tels que la rétention des patients, la disponibilité des chercheurs principaux et les sites des essais peuvent également accentuer les retards calendaires observés sur les différentes phases de tests cliniques des médicaments. Pour parvenir à mettre un produit sur le marché, il existe un nombre impressionnant de process par lesquels doivent passer les organismes de recherche sous contrat (CRO). En plus des tâches centrales et essentielles, ces prestataires effectuent des tâches telles que la gestion des réclamations, la facturation, l’intégration des patients, la gestion des rapports, la gestion des données et la gestion des ordonnances. Malheureusement, toutes ces activités sont gérées manuellement à l’aide de systèmes prêts à l’emploi. Inutile de dire que cette approche est extrêmement longue, fastidieuse et sujette aux erreurs. Pour relever ces différents défis, la RPA apparait comme la solution à envisager.
Qu’est-ce que la RPA ?
La RPA (Robotic process Automation) est une technologie permettant d’automatiser des processus métier qui nécessitaient, jusque-là, l’intervention d’un humain. Elle est capable de traiter des tâches répétitives et chronophages. Grâce à cet outil, une entreprise peut paramétrer un robot ou un « bot » pour capturer et interpréter des applications afin de traiter une transaction, manipuler des données, déclencher des réponses et communiquer avec d’autres systèmes numériques. Selon l’Institut pour l’automatisation des processus robotiques (IRPA), presque toutes les organisations qui ont de nombreux systèmes différents et complexes qui doivent s’interconnecter sont un bon candidat pour la RPA. Par rapport aux solutions informatiques traditionnelles, la RPA permet aux entreprises d’automatiser les processus à une fraction du coût et du temps précédemment requis. La technologie est également non intrusive par nature, utilisant l’infrastructure existante d’une organisation sans perturber ses systèmes essentiels. Elle est utilisée pour créer des effectifs virtuels afin d’automatiser des processus commerciaux fastidieux, à volume élevé et chronophages.
Selon les dernières prévisions de Gartner, «les revenus mondiaux des logiciels d’automatisation des processus robotiques (RPA) devraient atteindre 1,89 milliard de dollars en 2021, soit une augmentation de 19,5% par rapport à 2020. Malgré les pressions économiques causées par la pandémie COVID-19 , le marché de la RPA devrait encore croître à des taux à deux chiffres jusqu’en 2024. »
Les avantages de la RPA sont considérables. Les organisations du monde entier l’utilisent pour rationaliser les opérations frontales et back-end tout en réalisant une efficacité de processus inégalée, des délais d’exécution améliorés et des économies de coûts. Voici quelques-uns des principaux avantages de la RPA :
De la théorie à l’action !
Parlons de quelques cas pratiques d’intervention de la RPA au quotidien dans la gestion des essais cliniques :
Screening/recrutement des patients :
L’identification d’une population de patients à l’aide de critères d’inclusion et d’exclusion dynamiques pour évaluer l’impact de l’essai est une tâche fastidieuse. Ce processus peut être automatisé à l’aide de la RPA. Cela aiderait les rédacteurs médicaux de protocoles à élargir ou à rétrécir le scope des patients éligibles au besoin. Les robots RPA pourraient augmenter la vitesse de recrutement en effectuant les exécutions initiales avec des patients potentiels avant la rencontre finale avec les attachés de recherche clinique lors du rendez-vous de ”screening”. Cela aiderait à réduire l’effort engagé pour effectuer des tâches redondantes pendant cette phase.
La planification et le suivi :
Il est très fréquent que les patients prennent des rendez-vous médicaux en ligne, que ce soit dans le cadre d’un essai ou non. Le cas échéant, une inclusion dans un essai induit une cascade de rendez-vous chez différents professionnels médicaux, incluant également des rendez-vous d’analyses biologiques ou autres. Pensons à tout le travail acharné que le promoteur des études ou le centre doit faire ! De la collecte des renseignements personnels sur les patients aux détails du diagnostic et l’état d’avancement ainsi que les informations concernant l’assurance, tout cette pipeline demande d’effectuer des tâches répétitives sur un pool important de patients.
En outre, planifier et gérer ces rendez-vous en fonction de la disponibilité du médecin et du patient est une autre tâche herculéenne.
Par exemple, chaque fois qu’un patient prend un rendez-vous, le personnel de l’hôpital doit veiller à ce que le médecin concerné dispose de suffisamment de temps pour répondre aux besoins du patient. Sinon, un autre programme doit être proposé immédiatement au patient. Si le médecin est occupé avec un autre cas majeur au moment du rendez-vous, le prestataire doit informer le patient au préalable.
Dans ce cas, il serait possible dans un premier temps d’automatiser la collecte des données du patient. En utilisant ces données et l’horaire du médecin concerné, les robots RPA peuvent proposer des horaires de rendez-vous au patient. Une fois le rendez-vous réservé, le bot enregistrera le calendrier dans la base de données et supprimera ce créneau de rendez-vous. Tout cela est réalisé automatiquement.
Traitement des cas de pharmacovigilance
Selon ClinicalResearchNewsOnline.com, une grande entreprise pharmaceutique traite en moyenne 700 000 cas d’événements indésirables par an. 50% des ressources de pharmacovigilances sont utilisées dans la gestion des cas nécessitant une intégration de données. Avec un système RPA bien paramétré, ces entreprises pourraient drastiquement réduire le temps passé sur la gestion des PVs.
Le remplissage du TMF ( Trial Master File)
Les promoteurs d’essais (Laboratoires) enregistrent toutes leurs activités. Pour des besoins d’analyses post-essai et de réglementations, ils se doivent de les conserver et de les faire transiter dans plusieurs systèmes. Ces fichiers sont connus sous le nom de TMF (trial master File). Ils sont très souvent reliés à plusieurs sites à travers le monde et les données sont toujours saisies manuellement par les attachés de recherches cliniques sur site. La RPA réduirait ces efforts en téléchargeant automatiquement les données et les documents dans le TMF. Cela pourrait réduire de 90% le temps consacré à la saisie des données, économisant ainsi des millions de dollars par essai clinique chaque année.
Il est également possible de mettre en place un robot afin de capturer les données des patients après chaque rendez-vous pour faciliter le remplissage des cahiers d’observations électroniques sur site et de mieux gérer la facturation des actes médicaux effectifs.
Les soumissions réglementaires
Les soumissions réglementaires sont un ensemble de plusieurs petites tâches répétitives et exigeant un nombre important de vérifications, un suivi de l’état d’avancement, une vérification de l’état des documents et des enregistrements. Il s’agit d’une pipeline de tâches qui peuvent être facilement automatisables et la RPA pourrait mettre un terme à ces process administratifs chronophages afin de dégager du temps pour se focaliser sur le développement des médicaments proprement dit.
La convergence de fin de brevets de plusieurs médicaments Blockbuster affecte une très grande part des revenus de l’industrie pharmaceutique. De plus, contrairement aux décennies précédentes, l’industrie pharmaceutique ne dispose pas suffisamment de nouveaux médicaments novateurs en réserve pour prendre le relais. En réaction à son environnement économique fluctuant, l’industrie doit remodeler sa stratégie en raccourcissant les pipelines et en optimisant les processus pour réduire les couts et accélérer la mise sur le marché des produits efficaces, respectant les mêmes niveaux d’exigences imposés. La RPA est la solution pour augmenter l’efficacité des tâches administratives redondantes mais essentielles dans les processus cliniques. Elle aidera donc à éviter une introduction tardive des médicaments sur le marché.
