L’un des principes fondamentaux de l’agilité est d’avoir des feedbacks en continu. Plus nous recevons de commentaires, plus nous nous adaptons à de nouvelles exigences, et donc plus vite nous apporterons des améliorations à notre produit ou encore à nos méthodes de collaboration. Ce principe d’amélioration continue est au cœur de l’esprit agile et le feedback continu en est la base solide. Pourquoi faut-il donner des feedbacks ? Et comment donner des feedbacks de qualité ? Notre article ci-dessous répondra à ces questions.
Pour beaucoup d’entre nous, 2020 n’a pas été l’année la plus facile. Elle nous a fait réfléchir sur beaucoup de choses, y compris nos modes de vie et de travail. Pour de nombreuses entreprises, elle a eu un impact économique énorme sur leurs activités, mais aussi sur la façon dont elles organisent leur travail. De nombreuses structures ont eu du mal à changer leurs anciennes pratiques managériales de type « business-as-usual » et à s’adapter aux nouvelles réalités. Toutefois, ces nouvelles circonstances pourraient nous donner « coup de pouce » en provoquant un changement nécessaire et attendu dans la manière dont nous organisons notre travail.
De plus en plus d’entreprises s’orientent vers une organisation totalement à distance. Le télétravail devient la nouvelle norme. Ainsi, plus tôt nous comprendrons cette évolution inévitable des pratiques d’organisation du travail, plus tôt nous pourrons en exploiter les avantages et plus la transition sera facile. En d’autres termes, nous deviendrons agiles grâce aux nouvelles circonstances.
Il ne fait aucun doute que le travail à distance apporte de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour l’employé. Il permet de construire une relation basée sur l’autonomie, l’auto-organisation et la confiance entre collègues. Si nous travaillons avec une méthodologie agile, il est également nécessaire de découvrir les défis que pose l’agilité dans le cadre du travail à distance.
Pourquoi faut-il donner des feedbacks en continu ?
L’un des principes fondamentaux de l’agilité est d’avoir des feedbacks en continu. Plus nous recevons de commentaires, plus nous nous adaptons à de nouvelles exigences, et donc plus vite nous apporterons des améliorations à notre produit ou encore à nos méthodes de collaboration. Ce principe d’amélioration continue est au cœur de l’esprit agile et le feedback continu en est la base solide. En effet, avec l’arrivée de nouveaux changements dans la gestion et l’organisation du travail, l’art de donner des feedbacks gagne en pertinence.
Revenons à nos fondamentaux et voyons ce qu’un document « sacré » pour les agilistes, à savoir le Manifeste Agile, nous apprend sur le rôle du retour d’information. La première valeur du Manifeste de l’agilité stipule que « les individus et l’interaction priment sur les processus et les outils ».
Le retour d’information est une forme importante d’interaction au sein d’une équipe agile. Examinons les principes qui sous-tendent le Manifeste Agile :
● Les hommes d’affaires et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au long du projet,
● La méthode la plus efficace pour transmettre des informations à une équipe de développement et au sein de celle-ci est la conversation en face à face,
● À intervalles réguliers, l’équipe réfléchit à la manière de devenir plus efficace, puis ajuste son comportement en conséquence.
Tous ces principes impliquent l’importance des feedbacks en agilité. Ils génèrent une communication plus efficace, créent un environnement de travail basé sur la confiance et guide notre équipe dans la bonne direction. Un retour fréquent apporte plus de transparence et d’alignement au sein de l’équipe, et aide ainsi celle-ci à aller de l’avant. On peut en déduire qu’un feedback est un outil fondamental utilisé au sein d’une équipe agile. C’est aussi un puissant moyen d’amélioration continue, tant sur le plan personnel que professionnel.
Comment donner des feedbacks de qualité ?
Il y a plusieurs années, Astrakhan a créé, en collaboration avec la communauté Management 3.0, un module éducatif appelé Better Feedback. Dans ce module, nous avons abordé des questions telles que :
● Pourquoi le retour d’information est-il si important ?
● Comment pouvons-nous donner un retour d’information constructif sans qu’une personne ne soit sur la défensive ?
● Comment pouvons-nous donner des conseils sur les domaines à améliorer de manière respectueuse ?
● Quelle est la meilleure approche pour fournir un retour d’information ?
Une excellente technique que nous recommandons est le Feedback Wrap. Cette pratique est simple, structurée et vous aidera à apprendre comment donner votre avis de manière efficace. Voici les principaux ingrédients de la culture du feedback :
1) Décrivez votre contexte
2) Listez vos observations
3) Exprimez vos sentiments
4) Expliquez la valeur
5) Faites quelques suggestions
Cette technique permet de donner un retour honnête sans mettre la personne mal à l’aise ou la mettre sur la défensive, mais en la rendant plus réceptive. En outre, cette méthode offre une approche basée sur la solution, lorsque vous ne vous contentez pas de donner un retour, mais que vous essayez également de suggérer des solutions au problème et de donner un coup de main pour résoudre la problématique ensemble.
Une autre bonne pratique en matière de retour d’information est celle des boîtes et des murs Kudo. Il s’agit généralement de cartes Kudo (une reconnaissance ou/et une appréciation écrite) que vous adressez à un ou plusieurs collègues. Les cartes Kudo peuvent être placées dans une boîte Kudo et ensuite révélées par l’équipe ou sur le mur Kudo, où elles peuvent être visibles par tous.
Les commentaires positifs jouent un rôle important et constituent une grande source de motivation pour l’esprit d’équipe. Prendre le temps de dire merci et de montrer sa gratitude à ses collègues motivera, inspirera, augmentera la croissance, le bonheur et contribuera au sentiment de confiance et de détermination au sein de l’équipe.
En outre, tout en pratiquant le Kudos, il est important d’effacer toutes les frontières hiérarchiques, en encourageant le retour d’information entre collègues, quelle que soit leur position, qu’il soit adressé à un junior, à un pair ou à un responsable.
Une autre technique pour donner un retour est la « Happiness door ». L’idée est que chaque personne mette ses commentaires sur le post-it sur la porte en quittant la pièce. De cette façon, les commentaires seront anonymes mais visibles par tous. La porte peut être remplacée par un mur, un panneau, une fenêtre – le principe reste le même. La créativité est appréciée comme toujours, vous pouvez créer différentes règles, poser différentes questions, diviser en catégories ; tout ce qui encouragera les gens à partager librement leur opinion et à laisser un feedback honnête.
Pour en revenir à notre Manifeste Agile, examinons le deuxième principe mentionné,
« La méthode la plus efficace pour transmettre des informations … est la conversation en face à face ».
Comment pouvons-nous nous assurer que nous transmettons toujours l’information à notre équipe de manière efficace et efficiente, alors que toute notre équipe travaille dans différentes parties du monde ? Si nous ne pouvons pas parler en face à face, cela signifie-t-il que nous ne sommes plus agiles ? Bien sûr que non ! Vous pouvez être totalement agile tout en travaillant à distance. L’idée est d’interagir avec une personne en temps réel, avec la vidéo si possible, pour éliminer tout type de malentendu. Pour atteindre cet objectif avec les équipes à distance, il suffit de trouver la bonne application et d’allumer notre caméra.
Cependant, travailler avec des équipes distantes peut encore présenter quelques difficultés. Les obstacles peuvent être divers, allant des différents fuseaux horaires qui rendent difficile de trouver un moment commun pour programmer un appel, en passant par des problèmes techniques constants pendant l’appel et qui finissent par aboutir à un feedback tardif qui devient sans intérêt. En gardant ces questions à l’esprit, Astrakhan a décidé de commencer à mettre à jour le module « Better Feedback » pour y inclure les spécificités du travail avec les équipes à distance.
Nous pouvons définir trois règles d’or du retour d’information qui s’appliquent à chaque équipe, qu’elle soit sur place ou à distance :
1) Fournir un feedback le plus tôt possible. C’est important car l’interlocuteur sera toujours capable de s’adapter et de changer quelque chose. Si vous le fournissez trop tard, il peut ne plus être utile ou pertinent.
2) Faites-en sorte que votre équipe en prenne l’habitude. Un feedback constant permet à votre équipe de se développer continuellement et de développer une culture de confiance mutuelle et de collaboration. Expliquez à votre équipe qu’il est crucial pour le progrès personnel et collectif.
3) Un feedback doit être une conversation à deux sens. Il est important qu’il ne s’agisse pas seulement d’instructions du haut vers le bas. Vous pouvez également encourager les membres de votre équipe à se donner mutuellement un retour d’information.
Comme dit Douglas Stone dans son oeuvre Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well : « Rien n’affecte davantage la culture d’apprentissage d’une organisation que la compétence avec laquelle son équipe de direction reçoit un feedback. »
