[chapo]Etude d’impacts, plan de communication, plan de formation… Il est temps de revoir notre approche du Change. Focus sur une nouvelle démarche : le Lean Change Management.[/chapo]
La théorie en conduite du changement apparait parfois déconnectée du terrain. En conséquence le chantier peut être délaissé ou animé sans conviction, et surtout avec toujours les mêmes patterns. Après avoir évalué l’impact sur l’organisation on aligne un plan de formation, et parfois un plan de communication. Seulement face à un changement profond la mayonnaise ne prend pas et les équipes projet peinent à réagir. Alors comment renouveler nos pratiques ? Le LEAN CHANGE MANAGEMENT vous propose une nouvelle démarche.
LE LEAN CHANGE MANAGEMENT dans sa conception s’inscrit dans les valeurs et principes du Lean et de l’agilité. Dans sa mise en œuvre, il emprunte également au Lean start up, aux cérémonies SCRUM, aux grands frameworks du Change et utilise des outils de management visuel… Alors, face à cet arsenal on peut se demander si son auteur, Jason Little, n’a pas réalisé une collection de méthodes et pratiques tendances, simplement packagée dans un ouvrage à l’intérêt limité ?
Pourtant, si vous avez étudié Lean et Agilité vous avez senti qu’un fil conducteur existe, que les concepts se recoupent. Alors étudions de plus près le LEAN CHANGE MANAGEMENT pour juger de son potentiel.
LEAN CHANGE MANAGEMENT : LES FONDATIONS
Jason Little
Le LEAN CHANGE MANAGEMENT est un modèle de conduite du changement mis au point par Jason Little, un ingénieur convaincu de l’agilité. Après plusieurs années à déployer les valeurs et pratiques Agile il réalise que pour assurer le succès de ses missions il est bien plus question de conduite du changement que d’expertise en agilité. Il s’appuie sur ses expériences pour mettre sur pied son approche de la conduite du changement, dans l’ouvrage Lean Change Management : Innovative Practices for Managing Organizational Change publié en 2012.
Le modèle LCM
Le modèle LEAN CHANGE MANAGEMENT s’appuie sur un cycle inspiré du Lean et de Scrum. Pour bien comprendre il faut voir ce cycle comme un moteur qui permettra de faire avancer chacun de vos sujets.
• Prendre du feedback pour faire naître des problématiques (INSIGHTS) – Exemple : Une remarque en formation permet de découvrir une nouvelle problématique causée par le changement d’outil.
• Identifier des options pour y répondre et les évaluer selon un ratio Valeur / Coût (OPTIONS) – Exemple : Comment peut-on répondre à la problématique identifiée ? Ajuster l’outil ? Modifier la pratique ? Le processus ?
• Mettre en œuvre l’option sélectionnée auprès des équipes (EXPERIMENTS) – Exemple : Essayer l’option sélectionnée, peut-être la mise en pratique du nouveau processus.
La phase EXPERIMENTS est animée par un second cycle :
• Planifier et préparer ses actions (PREPARE)
• Mettre en œuvre auprès de l’équipe (INTRODUCE)
• Evaluer la pertinence et l’efficacité (REVIEW).
Le modèle est simple, fortement inspiré de la très connue roue de Deming et rappelle singulièrement la méthode Scrum et ses sprints. Est-ce tout ce que Jason Little a à nous offrir ?
LEAN CHANGE MANAGEMENT : LA VALEUR AJOUTEE
Alors voilà ce qui d’après moi fait toute la richesse de ce modèle :
• Les feedbacks proviennent de toutes les activités à tout moment et déclenchent le cycle au niveau INSIGHTS
• Le modèle est non linéaire, c’est-à-dire que le cycle INSIGHTS / OPTIONS / EXPERIMENTS est actionné pour chaque sujet et à des rythmes différents. Ce n’est pas une séquence qui s’applique au chantier global au même moment. Exemple : La mise en place du board KANBAN pour l’équipe en transition agile fait apparaitre des écarts de maturité au sein de l’équipe. Comment harmoniser le niveau de l’équipe ? Nouvel INSIGHT pour un nouveau cycle.
• Le modèle peut s’associer à un framework global de Change Management pour permettre une vision globale sur la maturité du changement dans l’organisation. – Exemple : Le modèle de Kotter ou MacKinsey 7S)
• Le modèle est adaptable. Il peut s’intégrer à d’autres démarches, et peut lui-même incorporer d’autres méthodes, pratiques, ou outils.
Piloter par les feedbacks :
Le LEAN CHANGE MANAGEMENT met en place les moyens pour nourrir le modèle en feedback en rencontrant régulièrement les équipes. L’équipe peut par exemple mettre en place des sessions Lean Coffee pour rencontrer régulièrement toute l’organisation, mais il faut comprendre que chaque Option expérimentée avec l’équipe génère aussi du feedback qui peut donner de nouveaux INSIGHTS, donc de nouvelles options. En effet lorsque les options sont expérimentées avec l’équipe elles génèrent des réactions que l’équipe Change doit réussir à capter. L’étape REVIEW sera la source la plus importante de feedback.
Un modèle non linéaire : On fait appel aux activités quand on en a besoin.
L’auteur accepte qu’on ne puisse pas commencer un projet à l’étape 0. Avant la mise en place du chantier de Change l’organisation a déjà commencé à réagir et à anticiper le changement.
• Plusieurs Options sont gérées au même moment à des stades différents de la phases EXPERIMENTS
• L’équipe Change pilote son projet de façon agile avec des cérémonies pour donner du rythme et faire des ajustements, une évaluation des options en fonction de leur valeur ajoutée et de leur complexité de mise en œuvre. L’équipe utilise du management visuel pour suivre et partager l’avancement, ainsi que pour faire preuve de transparence.
Associer le Lean Change Management à un framework général :
Il peut être utile d’associer un framework général comme le modèle de Kotter ou Mckinsey 7s.
Cela permettra d’avoir une vision globale du changement pour l’organisation, ainsi que de nouveaux éléments pour évaluer la valeur des options. – Exemple : Est-ce que cette option permettra de : « créer un sentiment d’urgence » ? Démontrer des résultats à court terme ?
Adapter le Lean Change Management :
Chaque organisation, chaque projet a un contexte, des enjeux et contraintes qui lui sont propres. Parfois des départements méthodes ou qualité imposent des méthodologies, des pratiques ou des outils. Comme le Lean Change Management repose plus sur des concepts en face desquels l’auteur a identifié des pratiques ou des outils pour les mettre en œuvre, il s’adapte facilement. La démarche peut intégrer un pan méthodologique ou un outil qui n’en fait pas partie initialement. Donc qu’il s’agisse de respecter les consignes ou d’inclure votre outil préféré vous trouverez la bonne combinaison.
CHANGEZ AVEC AGILITE !
Le Lean Change Mangement est pour moi une approche réaliste alignée sur les principes AGILE et LEAN avec un modèle qui permet assez de liberté dans sa mise en œuvre pour intégrer votre projet ou votre organisation si particulière. Alors appliquez le modèle à vous-même et déterminez votre « Minimum viable change », une notion reprise du Lean Start Up et bien incorporée au Lean Change Management, pour commencer en douceur avec une nouvelle pratique avec assez d’effet pour en tirer des résultats mais qui ne va pas bouleverser votre fonctionnement. Encore faudra-t-il un peu de courage et de motivation pour amorcer le changement.
