« Swarm » signifie littéralement essaim d’abeilles en français. Ainsi, dans le monde de l’entreprise, on parlerait d’essaims de salariés. La méthode « Swarm » fait partie du management 4.0 car elle repose sur une organisation dynamique de l’entreprise afin d’obtenir des résultats satisfaisants et de travailler de façon efficace.
Concrètement, elle offre plusieurs avantages en faveur de l’entreprise qui l’applique : disparition des silos en interne, liberté d’auto-organisation, mode de fonctionnement décentralisé. Comment ? Lisez-notre article.
Qu’est-ce qu’une organisation Swarm? Comment s’organise-t-elle ?
Swarm signifie littéralement un essaim d’abeilles en français. Ainsi, dans le monde de l’entreprise, on parlerait d’essaims de salariés. La méthode « Swarm » fait bien partie du management 4.0 car elle repose sur une organisation dynamique de l’entreprise afin d’obtenir des résultats satisfaisants et de travailler de façon efficace.
Dans une organisation Swarm, comme la reine chez les abeilles, le manager n’est pas le décideur, mais il fait grandir et nourrit l’entreprise en agissant comme un connecteur en s’assurant que le système favorise la collaboration et que les idées et les décisions éclosent. La « colonie » s’occupe de son dirigeant (et non l’inverse).
S’inspirant des principes de sprints agiles, le concept Swarm est conçu pour transformer la culture de travail traditionnelle en faisant appel à l’expertise de différents départements et en créant des équipes inter-fonctionnelles afin de collaborer au développement de nouveaux produits et processus.
Par ailleurs, l’organisation en « essaim » permet de détruire les silos qui existent en interne, car ils mettent l’accent sur la prise de décision autonome. Une organisation en essaim est une collaboration volontairement décentralisée qui, de l’extérieur, ressemble à une organisation hiérarchique traditionnelle. Travailler en mode « Swarm » oblige les managers à lâcher contrôle : ceux-ci doivent déléguer leurs tâches.
Les membres d’une organisation en essaim remettent continuellement en question leurs pratiques de travail, et transforment la culture du travail à leur manière. La triple combinaison d’une refonte radicale des process de travail, d’une collaboration horizontale et de l’autonomie relative des équipes crée un écosystème où il n’y a pas de leaders formels et une énergie créative plus fluide, plus rapide et moins bureaucratique.
Quelles sont les caractéristiques d’une organisation en essaim ?
Le fait d’être ouvert et accueillant est une caractéristique essentielle d’un essaim.
Selon Rickard Falkvinge, entrepreneur en technologies de l’information et de la communication et homme politique suédois, l’un des aspects essentiels de l’essaim est son ouverture à toutes les personnes qui souhaitent partager la charge de travail. En fait, il est plus qu’ouvert : tous les membres de l’organisation sont encouragés à choisir des tâches figurant sur une liste publique, sans avoir à demander la permission. Quiconque souhaite contribuer à l’objectif, à sa manière et selon ses capacités, est le bienvenu. Cela contraste fortement avec les processus de travail des organisations traditionnelles, où l’on doit même passer une sorte de test pour pouvoir commencer à travailler pour l’organisation.
L’inconvénient de cette approche est qu’une partie du travail sera une duplication d’efforts puisque de nombreuses personnes travailleront sur la même chose alors que qu’elles ne communiqueront pas forcément sur ce qu’elles font. Toutefois, les bénéfices dépassent l’inconvénient puisque plusieurs solutions seront testées en parallèle, et l’essaim apprendra rapidement quelles solutions fonctionnent ou ne fonctionnent pas. Le flux de travail devient un processus itératif et évolutif d’essais et d’erreurs, d’adaptation et d’amélioration constantes, sans que personne n’ait à le superviser.
L’essaim n’est pas seulement ouvert, il est aussi transparent.
Ce concept peut paraître surprenant, si l’on a l’habitude de travailler dans le cadre d’une organisation traditionnelle. En effet, dans une organisation en essaim, il n’y a pratiquement aucun secret : tout est transparent par défaut. Les documents financiers sont en conséquence, transparents pour tous, ainsi que les discussions sur les stratégies et les tactiques. Les conflits sont également transparents et visibles. En effet, toutes les discussions ont lieu à des « publics » et connus de tous. Cela donne un sentiment d’inclusion, de confiance, et permet de contrôler les rumeurs infondées de manière extrêmement efficace.
La transparence est également une arme pour éviter les scandales : les conflits ne s’aggravent pas au-delà du contrôle lorsque cette transparence est en place. Dans les rares cas où des secrets sont gardés, ils servent à protéger la vie privée des personnes de l’essaim, et on peut facilement trouver quelles informations sont gardées secrètes – et plus important encore, pourquoi elles sont gardées secrètes.
Quels sont les intérêts d’une organisation en essaim ?
Une organisation Swarm permet de décentraliser le travail. Ainsi, ce type d’organisation présente 3 avantages de taille, à savoir :
● La scalabilité : grâce à l’organisation Swarm, votre structure peut fonctionner d’une manière autonome, qu’il s’agisse d’une PME ou d’un grand groupe de 5000 salariés
● La résistance aux blocages : le système étant décentralisé et autonome, personne n’est indispensable au sein de la structure. En cas d’indisponibilité ou de blocage, on peut facilement remplacer la personne indisponible afin de permettre au système de continuer à tourner.
● La rapidité : Étant donné la nature agile de ce mode de travail, l’exécution des projets est plus rapide. En effet, les décisions ne passent pas par la structure organisationnelle formelle : le travail en équipe et le leadership sont encouragés au niveau local.
● L’inclusion : Un essaim est très inclusif grâce à sa transparence, comme nous l’avons mentionnée plus haut. Aucun secret n’est possible, chacun travaille donc dans une relation de confiance avec ses « pairs ».
Cas pratique : la mise en place de l’organisation Swarm au sein de l’entreprise Daimler
Lorsque Gottlieb Daimler et Karl Benz ont construit la première automobile viable en 1895, ils ont jeté les bases de l’une des entreprises mondiales les plus emblématiques qui, depuis, n’a cessé d’être à la pointe de l’innovation technologique et des produits dans le secteur automobile. Les leaders du secteur ont souvent le plus grand mal à se réinventer, car une culture de la réussite et une réputation peuvent constituer des freins majeurs au changement.
Cependant, à la lumière des transformations massives de l’industrie automobile même, l’entreprise a compris qu’elle devait agir plus rapidement et plus radicalement que jamais.
Pour relever ces défis, Daimler a lancé en 2016 un projet de transformation stratégique baptisé « Leadership 2020 », avec pour objectif d’atteindre un autre niveau de créativité, de flexibilité et de rapidité. Dans ce contexte, l’entreprise a identifié l’utilisation de la méthode Swarm comme l’un des huit changements majeurs. Concrètement, 20% des collaborateurs de Daimler sont en relations horizontales avec une liberté d’auto-organisation. Et les résultats obtenus grâce à cette méthode sont plutôt probants compte tenu des enjeux importants et du contexte traditionnel dans lequel s’inscrit cette innovation organisationnelle.
Comme dans la plupart des entreprises traditionnelles, les processus de développement de produits chez Daimler étaient généralement linéaires. Car chaque fonction apportait sa contribution avant de la transmettre à l’équipe suivante. En utilisant une organisation en essaim pour l’innovation, tous les éléments du processus de développement sont discutés et gérés simultanément, ce qui permet une bien meilleure adhésion des équipes et des délais d’exécution plus courts.
Toutefois, soyons prudents, l’organisation en essaim n’incarne pas un « grand bond en avant », mais plutôt une mise en œuvre cohérente de différentes étapes. Les employés en dehors de l’organisation doivent parallèlement être sensibilisés aux changements de l’entreprise : la volonté de changement, d’adaptation doit devenir un élément solide de la culture d’entreprise. Et surtout, le secret du succès de la mise en place d’une organisation Swarm : les dirigeants et les employés ne doivent pas considérer les changements comme une menace, mais plutôt comme une opportunité.
