[chapo]« Ne regardez pas ces murs, ils ne sont plus à jour », « je suis perdu(e), je ne sais pas où sont les actions de ma dernière rétrospective », « par où on commence ? », ces verbatims vous sont surement familiers si vous avez tenté le management visuel. En tant que consultant(e)s, nous avons combinés la méthode Obeya*, les travaux de David Sibbet et notre expertise en projets agiles. Résultat : 3 boards qui apporteront une dynamique et de la visibilité à vos équipes projets.[/chapo]
Il y a 7 mois, nous avons publié un article sur la nécessité du management visuel en vous proposant 3 clés de mise en œuvre : la collaboration, la méthode Obeya et les questions types à se poser.
Aujourd’hui on prend possession de vos murs : vos objectifs sont transformés en soleils, vos challenges en collines et vos résultats en pages de magazine (cf murs n°1 et n°3).
Le contexte : vous faites partie d’une équipe projet et allez devoir travailler plusieurs mois ensemble. Votre entreprise, consciente de votre besoin d’un espace projet dédié, vous met à disposition une salle. Vous avez lu plusieurs articles sur le management visuel et êtes bien décidés à le mettre en place. Seulement, face à ces grands murs blancs, c’est l’angoisse de l’écrivain.
Dans cette pièce vierge, réservez 3 murs destinés à votre management visuel. Chaque mur, interdépendant représente un board décliné en fonction des 3 thématiques : comprendre, voir et agir ensemble. En s’inspirant des travaux de David Sibbet, nous vous proposons un exemple de board organisationnel accompagné d’une série d’objectifs, de questions et d’outils à vous approprier.
Rappelons un des principes du mangement visuel : une construction collaborative des boards est essentielle. Ils doivent être adaptés et créés pour les besoins propres de l’équipe.
Mur n°1 : Comprendre ensemble
Ce premier mur, répond à une question que beaucoup se posent. Pourquoi suis-je ici ? Pourquoi dois-je mobiliser mon énergie pour ce projet ?
- Donner une direction, une identité
Le sens est un des piliers de la motivation toutes générations confondues. Quel est le but de notre équipe projet ? Quelle est notre vision ? Quels sont les prénoms, âges, centres d’intérêt, dates d’anniversaire de mes collègues ? Quelles sont nos valeurs ?
- Renforcer la confiance pour faciliter les relations
Les membres d’un projet doivent pouvoir compter les uns sur les autres. La franchise, la fiabilité et l’empathie sont-elles des valeurs importantes selon vous ? Quelles sont les compétences des membres de l’équipe ? D’où viennent-ils ? Sur quel type de projet ont-ils l’habitude de travailler ? Aiment-ils travailler en musique ? Après le boulot préfèrent-ils faire une partie de pétanque, boire un rosé à une terrasse ou les deux ? Ce sont autant de facteurs de cohésions qui sont à exploités.
- Clarifier les objectifs, la vision, les facteurs de succès et les freins
Ici rien de nouveau. Une identification claire des objectifs communs et de la vision à long terme du projet sont primordiales. Cela établit une base de travail stable et commune afin que chacun puisse aligner ses objectifs à ceux de l’équipe. Pour que chacun soit en phase avec le périmètre du projet, attention à ne pas oublier d’identifier les facteurs clés de succès pour atteindre ces objectifs et les possibles freins qui permettront d’éviter un grand nombre de conflits.
Notre boîte à outils pour ce 1er mur : organigramme, blason, atelier sur les valeurs, carte des parties prenantes au projet, verbatims de l’équipe, matrice de compétences, brainstoming, atelier remember the future, méthode SMART…
Mur n°2 : Voir ensemble
Comme son nom l’indique, ce second mur, donne de la visibilité sur l’activité en cours. Qui fait quoi et quand ?
- Guider les résultats par l’engagement
L’un des objectifs est de réussir à s’organiser pour atteindre les résultats identifiés sur le « Mur n°1 : Comprendre ensemble ». On répartit les rôles en fonction des compétences de chacun, les responsabilités et l’autorité qui en découle. Qui réalise quelle tâche ? Quelles ressources utilise-t-on ? Sur quels outils allons-nous nous appuyer ? Qui sera en charge de la gestion des fonds financiers ?
- Mise-en œuvre
Lorsque des processus clairs sont établis il est plus facile de se concentrer sur son travail, cela a une répercussion directe sur la productivité de l’équipe. Est-ce que mes processus sont alignés à mes objectifs ? Est-ce qu’il m’est possible de changer de processus rapidement, d’être agile ?
Notre boîte à outils pour ce 2nd mur : tableau kanban, matrice décisionnelle, RACI, road map produit, graphique de Gantt, calendrier, mind mapping… N’hésitez pas à mentionner sur ce board les outils purement numériques utilisés en complément de ce board tels que les wiki, plateforme d’échanges (yammer, slack…)…
Mur n°3 : Agir ensemble
Ce dernier mur repose sur l’amélioration continue issue des retours d’expérience du projet. Une véritable prise de recul qui capitalise le travail accompli en célébrant et valorisant l’investissement de l’équipe.
- Mesurer la performance
C’est à dire, évaluer les résultats obtenus mais surtout les analyser. Il faut en effet faire attention qu’un dépassement des objectifs prévus ne soit pas dû à une surcharge de travail. La synergie dans l’équipe est-elle optimale ? Quels indicateurs peut-on utiliser ? Comment mesurer sans chiffrer ?
- Mettre en place un processus continu
Les membres de l’équipe peuvent varier au cours du temps et il en est de même pour les objectifs et les outils qu’il faut sans arrêt questionner et réajuster. Comment mettre en valeur le travail de l’équipe ? Comment célébrer les réussites ?
Notre boîte à outils pour ce 3ème mur : rétrospectives agiles, baromètre happiness, speed boat, cartes de feedback, brainstorming des problématiques rencontrées, tableau des accomplissements, établissement de nouvelles règles et actions, mur de photos des évènements à succès…
Vous l’aurez compris, pour construire ces boards, lâchez prise et laissez libre court à votre imagination. Passez des mots au dessin. Essayez de représenter votre projet en fonction de ses membres et de ses habitudes de travail. Plus votre équipe se sera appropriée le management visuel, plus elle aura plaisir à le faire vivre. Le créer c’est l’adopter !
*Obeya : approche structurée de management Visuel reposant sur les principes d’amélioration continue (Plan Do Check Act, roue de Deming).
Ketsia TOLASSY – Publié le 21 Juin 2017
