La crise de la COVID-19 a accéléré la transformation digitale et des outils provenant du Lean Management ont émergé. Dans cet article, Astrakhan vous présente comment nous avons adapté un outil pour le recrutement et comment nous avons regroupé toutes nos tâches avec ce dernier.
Il existe 3 grands leviers pour transformer une entreprise afin de la rendre plus « agile » et donc plus performante :
Transformation « culturelle » : Les valeurs (cf. notre article sur la définition des valeurs d’une entreprise)
Transformation « opérationnelle » : Les processus
Transformation « technique » : Les outils
« Faire d’une pierre deux coups »
Il existe un outil assez simple pour rendre son organisation plus efficace. Cet outil pourra également initier un changement dans les processus : il s’agit de kanban.
Kanban
Issue de l’industrie automobile au Japon, la méthodologie a été créée en 1950 dans le but d’optimiser sa capacité de production afin d’être compétitive face aux entreprises américaines.
Kanban signifie « étiquette » en japonais. La méthode Kanban fonctionne sur un système de cartes ou d’étiquettes, appelées Kanban, qui correspondent à une tâche. C’est cette commande qui déclenche la chaîne de production. Ces cartes indiquent continuellement les tâches à réaliser, quand les réaliser, et les tâches déjà réalisées (le stock disponible par exemple).
Le kanban est donc à la fois le support (l’outil) et le véhicule des informations (le processus) échangées entre deux postes de travail. Ces informations sont transmises à la fois par les renseignements inscrits sur le kanban, mais également par la circulation des kanbans entre les postes de travail.
Il permettra une meilleure collaboration, une meilleure communication en temps réel, ainsi qu’une bonne circulation de l’information concernant les tâches à exécuter.
Les 3 étapes pour mettre en place son tableau Kanban :
1. Démarrer là ou vous êtes : Commencer par poser toutes vos tâches sur des Post-it et collez les sur le mur avant de faire votre tableau.
2. Soyez prêt au changement : Votre tableau Kanban va forcément s’améliorer et bouger car cet exercice s’appuie sur l’empirisme, c’est à dire basé sur l’expérience. Votre Kanban s’adapte à vous selon votre rythme, votre situation et vos tâches.
3. Définissez vos règles : Vous devrez classer vos tâches par ordre de priorité et limiter la quantité de tâches dans les différentes étapes.
Comment utiliser un kanban à distance ?
Il existe une multitude d’outils digitaux collaboratifs s’inspirant de kanban (Trello®, Jira®, Monday.com®, etc.).
De notre côté, nous avons pris le parti d’utiliser le Planner de Microsoft dans Teams. Ci-dessous, vous trouverez notre tableau pour recruter notre Dream Team.
Voici un panel de quelques actions possibles :
Déplacer un candidat :
Affecter le candidat à quelqu’un de l’entreprise :
Ajouter des commentaires à la fiche du candidat :
Fin de processus de recrutement :
« Il ne faut pas attendre d’être parfait pour commencer quelque chose de bien. »
L’abbé Pierre
Pour conclure, si vous n’utilisez pas encore un outil similaire pour la gestion de votre recrutement je vous invite à commencer. Le support permettra une meilleure visibilité et une meilleure communication.
Libre à vous d’utiliser l’outil qui correspond à votre organisation avec comme consigne de partir de l’existant et de bien déterminer vos règles dès le début (tout en sachant que vous pourrez les faire évoluer de manière collégiale).
Vous pouvez d’ores et déjà être sûr que votre support ou encore votre organisation vont changer de manière positive pour tendre vers de l’autonomie et de l’auto-organisation. Il ne vous reste plus qu’à pratiquer ! Have Fun !
