[chapo]« Mes chers amis, nous sommes ensemble aujourd’hui en l’honneur et afin de célébrer la mémoire de Loïc, qui nous a quitté trop jeune des suites d’une crise aigüe de réunionite ». Tel aurait pu être mon oraison funèbre. Heureusement, je partage l’avis de Martha Craumer, « les réunions productives » ne doivent pas être un oxymore.[/chapo]
Alors même qu’une étude de la Harvard Business School, en collaboration avec la London School of Economics, nous révèle que les dirigeants passent un tiers de leur temps en réunion, nous nous sommes posé la question chez Astrakhan de l’efficacité de telles pratiques. Finalement, si le seul résultat attendu d’une réunion était de concevoir des interactions mémorables ? Conséquence : l’engagement de votre équipe. Ainsi, vous devez vous assurez que vos collaborateurs se souviennent d’avoir pris part aux décisions. Cadeau de Noël : je vous livre aujourd’hui mes 9 conseils pour organiser des réunions mémorables.
1- Ne pas inviter mais vendre votre réunion
L’un de vos objectifs les plus percutants est de vous assurer que l’équipe produise un travail significatif. Pourquoi inviter à des réunions ? Convaincre vos collaborateurs en communiquant l’intérêt est plus engageant. Et tout le monde peut y participer. Motivation garantie. Et si vous n’arrivez pas à convaincre vos collègues, c’est votre problème, pas le leur !
2- Préférer les cuisines aux salles de conférence
Vos participants veulent quelque chose de différent, jamais vu auparavant. L’exception crée le désir. Les interactions sont privilégiées dans des lieux conviviaux. Autre effet inattendu : la mise en mouvement du corps dynamise la rencontre et développe la créativité des participants.
3- Briser la glace
Toujours commencer votre réunion par un « ice-breaker ». Il augmente l’énergie de l’équipe et implique l’ensemble des participants. Accessoirement, vous apprendrez davantage de vos collaborateurs.
4- Gamifier votre réunion
Pendant des temps de pause ou lorsque l’énergie baisse, utiliser des jeux agiles ou des jeux d’innovation s’avère être productif. Ils impliquent une activité physique légère. Oui, prendre du plaisir en réunion est possible.
5- Rendre votre réunion visuelle
Powerpoint n’est pas le seul format de présentation. Facilitation graphique, Pecha Kucha, Explee, Prezi… sont autant d’outils plus appropriés lors d’une réunion collaborative. N’hésitez pas à varier vos supports : tableaux Kanban, Happiness Door, parking lot…
6- Encourager le choc des idées
Trop souvent, les équipes cherchent le consensus. Résultat : un terrain fertile non travaillé. Encourager un flux croisé de discussion et de débat stimule la créativité. Attention, votre réunion doit être une « querelle d’idées », pas une « querelle de personnalités ». Si deux collaborateurs commencent à s’échauffer, n’hésitez pas à élargir le débat en posant une question à un membre neutre du débat, de préférence une question qui exige une réponse purement factuelle.
7- Prendre des décisions rapidement, même si elles sont imparfaites
Se focaliser sur une action est beaucoup plus utile que de vouloir trouver la meilleure solution pour résoudre tous les problèmes. Préférez l’action à l’intention. Chaque collaborateur s’engage à la fin de votre réunion à prendre en charge une action.
8- Promouvoir la transparence
Les compte-rendu ne sont pas uniquement des moyens de communication, mais aussi des outils d’apprentissage. Ils doivent être précis. Plus jamais de « Je n’ai jamais dit que » ou « Ce n’est pas ce que je voulais dire ». Il est possible de revoir ce qui s’est réellement passé.
9- Chercher à s’améliorer
Pour finir, le signe d’une réunion mémorable n’est pas la réunion proprement dite mais ce qui se passe après. Qu’avons-nous appris ? Quelle valeur a apporté la réunion ? Qu’allons-nous faire ? Comment mesurer le succès des actions prises ?
“Effective meetings don’t happen by accident, they happen by design.”
Catherine Mattiske, Making Meetings Work,2010
Il ne tient qu’à vous de concevoir des réunions productives. Et en ces périodes de fêtes, c’est le bon moment pour changer ses habitudes !
Loic LEOFOLD – Publié le
